Войти

Войти в аккаунт

Логин *
Пароль *
Запомнить меня

Аудит и консалтинг

Оптимизация печатной инфраструктуры предприятия на практике часто основывается на интуитивно принятых, но не всегда оптимальных решениях. Разумеется, опыт поставщика и компетенция Заказчика снижают риски даже при таком подходе. Однако куда выше результаты оптимизации печати, основанные на фактах и цифрах, т.е. на результатах аудита бизнес-процессов компании, а не только на общем видении ситуации. 

При всем разнообразии результатов аудита печатной инфраструктуры и процессов печати, их можно отнести к двум основным категориям: 
- статистические отчеты, полученные, как правило, при помощи программного обеспечения; 
- исследования пользовательских предпочтений в форме анкетирования, экспресс-опросов, экспертных интервью и т.п. 

1

Шаг 1 
Оценим количество производителей, чью печатную технику использует Заказчик. 
Что влечет за собой наличие техники большого количества различных производителей в одном парке? Как минимум, это большие переплаты за техническое обслуживание устройств, трудности администрирования, срывы поставок расходных материалов. 


Шаг 2 
Продолжим, оценив на этот раз разнообразие моделей и типов различных устройств в парке Заказчика. 
К чему приводит наличие «зоопарка» моделей и типов устройств? Такой парк тяжело администрировать и обслуживать. Комплектующие и расходные материалы к моделям не являются взаимозаменяемыми, не удается получить скидки при их заказе и т.д. Подавляющему большинству Заказчиков для решения всех задач достаточно трех-четырех типов и моделей устройств. 

3


Щаг 3 
Чтобы определить, какие аппараты нуждаются в замене и чем именно их заменить, учтем (помимо прочего) пиковые нагрузки на имеющиеся принтеры и МФУ, а также определим наиболее загруженные устройства 

4


Шаг 4 
- Обращаем внимание на срок службы оборудования и общий «пробег» устройства для сопоставления с историей их сбоев и расходами на ремонт и обслуживание техники. 

5


Шаг 5 
- Объем печати и интенсивность пользования техникой меняются от подразделения к подразделению, от пользователя к пользователю. Оценим эти факторы при планировании приобретения и размещения аппаратов печати. 

- Статистика поможет определить центры затрат среди печатающих подразделений компании, выявить сотрудников, печатающих заметно больше или меньше остальных. В каких-то случаях это закономерно, в других же причины расходования средств компании не покажутся очевидными. 
  

6


Шаг 6 
- У многих Заказчиков существенную долю парка составляют локальные (не включенные в корпоративную сеть) кабинетные или даже настольные принтеры. При помощи соответствующего программного обеспечения мы можем измерить объем печати на этих машинах и сопоставить его с масштабами сетевой печати. 

7


Шаг 7 

- Как правило, 75-85% приложений, из которых печатаются документы, это компоненты MS Office. Электронная почта и интернет в совокупности обычно составляют 15-20% общего количества распечатываемых документов. Аудит даст вам возможность сравнить эти средние по рынку значения с вашей конкретной ситуацией. Имея эту информацию и данные об использовании приложений на конкретных принтерах и МФУ, можно произвести «тонкую» настройку печатной среды: выбрать оптимальные драйверы, задействовать дуплекс и черновую печать и т.п. 

Шаг 8 
- Пользовательские предпочтения становятся известны в результате опросов сотрудников – либо массовых, либо выборочных (вплоть до экспертных интервью с отдельными менеджерами. Не стоит недооценивать эту информацию, хотя она и не носит статистического характера.